magbo.cc Invite codes: 8U8VIGPTRP

Continuando a série de artigos sobre escolha e implantação de sistema de gestão para empresas de pequeno porte, vamos abordar aqui qual a abrangência de uma solução de gestão para ser utilizada em uma empresa de pequeno porte.

Depois da decisão de realmente adquirir um sistema de gestão empresarial ou trocar o sistema presente na empresa por um sistema novo, tenho notado um fenômeno interessante: A abertura da “caixa dos desejos”. É isso mesmo, gestores e colaboradores de todos os departamentos apresentam listas intermináveis de demandas que o novo sistema de gestão empresarial deve atender de forma direta – e quase milagrosa. A partir deste ponto a principal tarefa é então disciplinar esta lista de demandas. Para isso, é necessário ter em mente alguns aspectos:

• Sistema de gestão pode até ser um anjo, mas não é um santo milagreiro – É necessário utilizar a razão no momento de filtrar a lista de demandas. Entender se a necessidade apresentada tem realmente como fundo a falta de um sistema de gestão. É comum identificar demandas que são na verdade falta de definição de processos ou falta de treinamento dos colaboradores, por exemplo;
• Qualquer caminho serve quando não se sabe onde se quer chegar – Apesar desta frase ser “batida”, deve ser utilizada como um mantra durante o projeto para um novo sistema de gestão. A falta de definição de processos ou no mínimo de definição de objetivos torna muito difícil a vida de quem quer comprar uma nova solução. Um sistema de gestão precisa atender regras claras, concretas e pensadas com calma. Se uma atividade não possui regras claras não pode ser chamada de processo e possivelmente não poderá ser automatizada por um sistema de gestão empresarial;
• Quando tudo é urgente, nada mais o é – Priorização é também uma lei para este processo. Tentar atender todas as necessidades é um grande erro, pois nenhum dos recursos envolvidos em um projeto de gestão são infinitos (verba, pessoas, servidores, computadores, paciência, dedicação, etc.). Entender qual a prioridade das demandas a serem atendidas é fundamental para traçar uma linha de corte entre o exigido e o desejável.

Veja neste diagrama o que são módulos de gestão básica e o que são módulos de gestão avançada.

Também é comum as empresas de pequeno porte nos procurar desejando implantar módulos avançados de gestão, como por exemplo, um módulo de PCP (Planejamento e Controle de Produção). Quando conversamos com o gestor, identificamos que nem as funções básicas de finanças, vendas e suprimentos são atendidas de forma satisfatória. Assim, chegamos ao seguinte questionamento: Não seria melhor atender primeiro o que é básico? A resposta é: Sim, com certeza!

Esta visão equivocada acontece pelo fato dos gestores e colaboradores se acostumarem com a falta de produtividade das tarefas corriqueiras e acabarem por entender que automatizando as tarefas mais complexas, conseguirão ter seu tempo de volta e aumentar a produtividade. Na prática acontece justamente o contrario, pois, automatizar tarefas recorrentes libera as pessoas para pensar nas tarefas mais complexas. Além do fato de que o investimento – de todos os recursos sobre os quais falamos no item anterior – necessários para implantar módulos básicos é muito menor que o necessário para implantar módulos avançados. Na maioria das vezes o ganho operacional causado pela implantação dos módulos básicos de um sistema de gestão é tão grande e oferece tantas informações importantes para o gestor, que o cliente acaba por se satisfazer com esta primeira implantação e aguarda alguns meses para pensar na implantação dos módulos avançados.

A partir deste ponto começamos a analisar quais são os principais riscos e benefícios para uma empresa de pequeno porte quanto a escolha e implantação de sistema de gestão empresarial. Este estudo nos colocaram frente a outras conclusões muito interessantes. Veja-as nos próximos capítulos desta série de artigos.

magbo Invite codes: 8U8VIGPTRP